Hinterlegen Sie individuell Ihr Lohnbuchhaltungssystem

Belegeinreichung - So reichen Ihre Mitarbeitenden Belege ein

Lunchit Belegprüfung - So führen sie die Prüfung der Belege durch

Passwort in der spendit | myBenefits App zurücksetzten - So ändern Mitarbeitende Ihr Passwort

So erhalten Sie Ihre Rechnung von Spendit

Vertrag verwalten - Einsicht Ihrer Unternehmens- und vertragsbezogenen Daten

Kategorien - So nutzen Sie Kategorien für die Organisation Ihres Unternehmens im Portal

Mobility D-Ticket bezuschussen mit Spendit

Mobility D-Ticket Belegprüfung durch Spendit

Filialen verwalten – So steuern Sie Lieferadressen und Wunschregionen effizient

 Wellbeing - Allgemeine Informationen

App-Personalisierung - So stärken Sie Ihre Markenidentität

Deals - Allgemeine Informationen

Rechteverwaltung - So verwalten Sie Portalnutzer und Rollen

Deals Aktivierung - So erhalten Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf exklusive Rabatte und Aktionen

Alle offenen Aufgaben auf einen Blick

Vertrag kündigen

Arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarung für Mitarbeitende

So funktioniert das Lizenzmodell

Mitarbeitende anlegen, verwalten und archivieren

Lizenzen reduzieren

Lizenzen und Karten automatisch nachkaufen

Ersatzkarten bestellen: So ersetzen Sie verlorene oder defekte Karten

Name des Mitarbeitenden ändern - So erhalten Mitarbeitende eine neue Karte

Wunschregion bestimmen: So legen Sie das Einsatzgebiet für SpenditCards fest

Benefit-Budget festlegen

Prüfkriterien für die Lunchit Belegprüfung

Lunchit Erstattungsdatei für Ihre Lohnbuchhaltung

Externe Belegprüfung - So reduzieren Sie Ihren administrativen Aufwand

Anlassbezogene Beladungen - Celebrate, More und Relax

Das Onboarding bei unserer Partnerbank Solaris SE

Bestellung und Verwaltung von Erst-, Folge- und Ersatzkarten für die SpenditCard

SpenditCards - So erhalten Mitarbeitende ihre Karten

Login im spendit | Portal nicht möglich - So gehen Sie vor

Wellbeing Aktivierung - So erhalten Ihre Mitarbeitenden einen Zugang

Kartenkontigent verwalten - So verwalten Sie Ihr Kartenkontingent und aktiveren den automatischen Kauf von Lizenzen und Karten

Ladeaufträge - So prüfen Sie Ihre monatlichen Beladungen

SpenditCards nachträglich beladen - So führen Sie eine Nachbeladung durch

Aufladungshistorie - So gelangen Sie zu einer Übersicht Ihrer bereits durchgeführten Beladungen

SpenditCard: Lieferung und Sendungsverfolgung

Ihr Guthaben bei der Solaris SE

Guthaben auf der SpenditCard Ihres Mitarbeitenden entladen

Die SpenditCard sperren und entsperren

Zahlungsaufforderung für die Beladung der SpenditCards Ihrer Mitarbeitenden

Benefit-Integration – alle Benefits an einem Ort sichtbar machen

Dashboard - Alle Benefit-Kennzahlen auf einen Blick

Neues Unternehmen zu Ihrem Account hinzufügen

Spracheinstellungen - So ändern Sie die Sprache im Portal

Hilfebereich für Arbeitgeber

Änderung unternehmensbezogener Daten

Datenschutz DSGVO - Alle relevanten Dokumente auf einen Blick

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) einrichten - zusätzlicher Schutz für Ihr Konto

Mitarbeiter-Aktivierung - Laden Sie Ihre Mitarbeitenden zur Benefit-App ein

Mobility D-Ticket Erstattungsdatei - Automatisch verfügbar für Ihre Lohnbuchhaltung

Benefit-Lizenzen zuweisen und entziehen - sofort oder zu einem bestimmtem Zeitpunkt

Die Module der SpenditCard - maximale Flexibilität auf einer Karte

Lunchit - Verwaltung und Einstellungen

Übersicht über wichtige Einstellungen und Funktionen im spendit | Portal.

Alles rund ums Portal

Offene Aufgaben

Dashboard

Unternehmen verwalten

Mitarbeitende verwalten

Lizenzen & Budget verwalten

SpenditCard

Lunchit

Mobility D-Ticket

Wellbeing

Deals

Benefit Integration

Informationen zur spendit | myBenefits App – von der Aktivierung bis zur Nutzung.

Alles rund um die App

Account und Daten

In Ihren Rechnungen sehen Sie transparent, wie sich die Kosten für die von Ihnen genutzten Spendit Produkte zusammensetzen. Abgerechnet werden ausschließlich die tatsächlich gebuchten Leistungen, Lizenzen und Zusatzservices – nachvollziehbar aufgeschlüsselt nach Produkt, Anzahl und Abrechnungszeitraum.<h2>Kurz erklärt</h2><ul><li>Wo finde ich meine Rechnung? Ihre Rechnung wird Ihnen per E-Mail an den hinterlegten Rechnungskontakt gesendet. Diesen können Sie jederzeit im Portal unter Account → Unternehmen einsehen und anpassen.&nbsp; 📌 Hinweis: Im Portal sind die Rechnungen nicht herunterladbar.</li><li>Was beinhaltet die Rechnung? Die Rechnung umfasst ausschließlich die Kosten für die Nutzung der Spendit-Produkte. Sie enthält keine Zahlungsanforderungen zur Beladung der SpenditCards.</li><li>Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Zahlungsanforderung? Bei Spendit gibt es zwei unterschiedliche Dokumente:<ul><li>Rechnung: Bezieht sich auf die Nutzung der Spendit-Produkte (z. B. Lizenzen, Zusatzmodule oder Services).</li><li>Zahlungsanforderung: Bezieht sich auf die Beladung der SpenditCards (Guthaben für Mitarbeitende).</li></ul></li><li>Wie kann ich meine Rechnung bezahlen? Auf Wunsch können Sie ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegen, sodass Ihre Rechnungen automatisch abgebucht werden. Senden Sie hierfür bitte Ihre Bankverbindung an <a href="mailto:buchhaltung@spendit.de">buchhaltung@spendit.de</a>.</li></ul><h2>Nutzen und Wissenswertes</h2><ul><li>Wie werden die Lizenzen berechnet? Die Lizenzgebühren werden einmal jährlich abgerechnet.</li><li>Was passiert bei offenen Rechnungen? Offene Rechnungen erhalten Sie als Anhang zu einer Zahlungserinnerung oder Mahnung.</li><li>Was passiert bei einer falschen Überweisung von SpenditCard-Ladebeträgen an Spendit? Falsch überwiesene Ladebeträge werden Ihnen automatisch innerhalb von zwei Wochen zurückerstattet.</li><li>Was passiert, wenn ein Rechnungsbetrag versehentlich an die Solaris SE überwiesen wurde?<ul><li>Der Betrag kann mit der nächsten Zahlungsanforderung verrechnet werden.</li><li>Ihr Guthaben bei der Solaris SE können Sie im Portal unter „Aufladungshistorie“ einsehen.</li><li>Dieses wird in der Zahlungsanforderung nicht automatisch berücksichtigt.</li></ul></li><li>Welche Gebühren fallen für das Modul „More“ an? Für die Nutzung des Moduls „More“ berechnen wir 2,5 % des Ladebetrags, mindestens jedoch 5 €. Die Abrechnung erfolgt separat.</li><li>Welche Gebühren fallen beim Entladen von SpenditCards an? Für das Entladen einer SpenditCard wird eine Gebühr von 10 € berechnet. Diese wird separat in Rechnung gestellt.</li><li>Wohin sende ich Zahlungsavise? Bitte senden Sie Zahlungsavise an <a href="mailto:buchhaltung@spendit.de">buchhaltung@spendit.de</a>.</li></ul><h2>Verwandte Artikel</h2><a href="https://help.spendit.de/de/article/aenderung-unternehmensbezogene-daten">Änderung unternehmensbezogener Daten</a> <a href="https://help.spendit.de/de/article/lizenzmodell">So funktioniert das Lizenzmodell</a> <a href="https://help.spendit.de/de/article/spenditcard-ladeauftraege">Ladeaufträge - So prüfen Sie Ihre monatlichen Beladungen</a>

Im spendit | Portal können Sie neue Mitarbeitende anlegen, bestehende Mitarbeitende verwalten und ehemalige Mitarbeitende archivieren. So halten Sie für eine reibungslose Nutzung Ihrer Benefits alle relevanten Informationen jederzeit aktuell.<h2>Kurz erklärt</h2>Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter → Mitarbeiter werden alle relevanten Mitarbeiterdaten verwaltet. Mit wenigen Klicks legen Sie neue Mitarbeitende an, aktualisieren vorhandene Daten oder nehmen Massenänderungen per Import vor.<h2>Nutzen und Wissenswertes</h2><ul><li>Das Anlegen der Mitarbeitenden ist Voraussetzung für Lizenzvergabe, Kartenbestellungen und Budgetzuweisungen.</li><li>Neue Mitarbeitende können manuell oder per Dateiimport angelegt werden.</li><li>Nach der Anlage von Mitarbeitenden können Benefit-Lizenzen zugewiesen und Budgets hinterlegt werden.</li></ul><h3>Mitarbeitende&nbsp;löschen</h3>Mitarbeitende können im Portal nur gelöscht werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:<ul><li>Dem Mitarbeitenden ist keine Lizenz zugewiesen</li><li>Es existieren keine Lunchit- oder D-Ticket-Belege im Namen des Mitarbeitenden.</li><li>Der Mitarbeitende hat keine aktive SpenditCard.</li></ul><h3>Mitarbeitenden archivieren</h3>Oft haben ausgeschiedene Mitarbeitende noch aktive Karten oder offene Belege, weshalb in der Regel nur die Archivierungsfunktion genutzt werden kann. Mit der Archivierung können Sie ehemalige Mitarbeitende aus der aktiven Verwaltung entfernen und Ihre Tabellen übersichtlich und aktuell halten.<ul><li>Mitarbeitende mit aktiven Lizenzen können nicht archiviert werden.</li><li>Archivierte Mitarbeitende werden aus der aktiven Übersicht entfernt, bleiben jedoch gespeichert und können jederzeit reaktiviert werden.</li><li>Über die Anzeigefilter der Tabelle lassen sich archivierte Mitarbeitende jederzeit einblenden.</li></ul><h4>Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt?&nbsp;</h4><ul><li>Verlässt ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen, entziehen Sie zunächst die Lizenz für den jeweiligen Benefit zum Austrittsdatum.&nbsp;</li><li>Sie können den Lizenzentzug bereits im Voraus auf ein bestimmtes Datum terminieren – die Deaktivierung erfolgt dann automatisch zum festgelegten Zeitpunkt. Die frei gewordene Lizenz kann anschließend einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen werden.&nbsp;</li><li>Nachdem der Lizenzentzug erfolgt ist, können Sie den Mitarbeitenden aus der Übersicht archivieren. So bleibt Ihre Mitarbeitendenübersicht übersichtlich und enthält nur noch aktive Personen.&nbsp;</li></ul><h4>Lunchit und Mobility beim Austritt eines Mitarbeitenden</h4><ul><li>Zum geplanten Austrittsdatum verliert der Mitarbeitende den Zugriff auf den jeweiligen Benefit und kann ihn nicht mehr nutzen.&nbsp;</li><li>Wichtig: Die Erstattung des Essenszuschusses (Lunchit) sowie des Deutschlandtickets (Mobility) erfolgt immer nachträglich. Offene Erstattungen müssen daher nach dem Austrittsdatum noch wie gewohnt ausgezahlt werden.</li></ul><h4>SpenditCard beim Austritt eines Mitarbeitenden</h4><ul><li>Nach dem Lizenzentzug bleibt das bereits aufgeladene Guthaben auf der SpenditCard noch sechs Monate gültig.</li><li>Innerhalb dieses Zeitraums kann der ehemalige Mitarbeitende das vorhandene Guthaben weiterhin ausgeben.&nbsp;</li><li>Nach Ablauf der sechs Monate kontaktieren wir Sie und erstatten das verbleibende Restguthaben auf Ihr Konto. Dabei wird eine Bearbeitungsgebühr einbehalten.</li></ul><h2>Schritt-für-Schritt-Anleitungen</h2><h3>Mitarbeitende manuell anlegen</h3><ol><li>Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.</li><li>Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“.</li><li>Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Name, E-Mail-Adresse, Personalnummer).</li><li>Klicken Sie auf „Speichern“.</li></ol><h3>Mitarbeitende per Import anlegen</h3><ol><li>Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.</li><li>Klicken Sie auf den Pfeil neben „Mitarbeiter hinzufügen” und klicken auf „Mitarbeiter importieren”.</li><li>Klicken Sie auf „Beispieldatei herunterladen”.</li><li>Tragen Sie die Mitarbeiterdaten ein und speichern Sie die Datei.</li><li>Laden Sie die Datei im gleichen Fenster wieder hoch.</li><li>Prüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie den Import.</li></ol><h3>Mitarbeitende archivieren</h3><ol><li>Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.</li><li>Markieren Sie den betreffenden Mitarbeitenden. Achtung: dieser darf keine aktive Lizenz haben.</li><li>Klicken Sie auf „Mitarbeiter archivieren“ in der blauen Navigationsleiste unten und bestätigen Sie.</li></ol><h3>Archivierte Mitarbeitende anzeigen oder reaktivieren</h3><ol><li>Öffnen Sie die Filteroptionen.</li><li>Wählen Sie den Mitarbeiter-Status „Archivierte Mitarbeiter“.</li><li>Wenden Sie den Filter an.</li><li>Wählen Sie Mitarbeitende aus und klicken Sie auf „Mitarbeiter reaktivieren“ in der blauen Navigationsleiste unten.</li></ol><h2>Nächste Schritte</h2>➡️ Hinterlegen Sie optional weitere Stammdaten wie Kategorien oder Zusatzmerkmal über die Bearbeitungsfunktion. ➡️ Weisen Sie Benefit-Lizenzen zu, damit Mitarbeitende ihre Benefits nutzen können. ➡️ Legen Sie ein Benefit-Budget fest, um monatliche Beträge zu definieren (z. B. für die SpenditCard oder das Deutschlandticket). ➡️ Archivieren Sie ehemalige Mitarbeitende, um Lizenzen und Budgets wieder freizugeben.<h2>Verwandte Artikel</h2><a href="https://help.spendit.de/de/article/benefit-lizenzen-zuweisen-entziehen">Benefit-Lizenzen zuweisen und entziehen - sofort oder zu einem bestimmtem Zeitpunkt</a> <a href="https://help.spendit.de/de/article/benefit-budget">Benefit-Budget festlegen</a>

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitenden alle verfügbaren Benefits - von Spendit, wie auch externe Benefits - transparent sichtbar und zugänglich machen.<h2>Kurz erklärt</h2>Oft wissen Mitarbeitende gar nicht, welche Benefits ihnen eigentlich zustehen: Weiterbildungsbudget, betriebliche Altersvorsorge oder Bike Leasing? Oft irgendwo verteilt – aber nicht sichtbar. Mit der Benefit-Integration bündeln Sie alle Unternehmensbenefits zentral in einer App und machen sie für Mitarbeitende transparent und leicht zugänglich.&nbsp; &nbsp;<h2>Wissen &amp; Nützliches</h2><ul><li>Viele Mitarbeitende wissen gar nicht, welche Benefits ihnen zur Verfügung stehen – weil Informationen oft verstreut sind (z. B. im Intranet, in PDFs oder bei HR).</li><li>Die Benefit-Integration löst dieses Problem, indem alle Angebote wie Weiterbildungsbudgets, betriebliche Altersvorsorge oder Bike Leasing an einem Ort zusammengeführt werden.</li><li>Sie können Inhalte individuell gestalten, jederzeit aktualisieren, um weiterführende Informationen und externe Links ergänzen.</li><li>Das erhöht nicht nur die Nutzung der Benefits, sondern auch die Zufriedenheit und Bindung Ihrer Mitarbeitenden.</li></ul><h3>📌 Kostenlose Testphase bis zum 31.08.2026</h3>Nutzen Sie den Service bis einschließlich 31.08.2026 kostenfrei. Anschließend beträgt der Preis 0,50 € pro Lizenz, berechnet auf Basis der höchsten erreichten Lizenzanzahl. Eine Deaktivierung ist während der Testphase jederzeit direkt über das Portal bis zum 31.08.2026 möglich.<h2>Schritt-für-Schritt-Anleitung</h2>So richten Sie die Benefit-Integration ganz einfach selbst im Portal ein:<ol><li>Navigieren Sie im Portal zum Menüpunkt "Benefit-Integration".</li><li>Klicken Sie auf "Benefit hinzufügen".</li><li>Geben Sie folgende Daten ein:<ol><li>Name des Benefits - z. B. Weiterbildung, Bike Leasing 📌 Hinweis: max. 19 Zeichen</li><li>Optional: Beschreibung - kurze Info zum Benefit 📌 Hinweis: max. 28 Zeichen</li><li>Zuschuss/Preisvorteil - z. B. Gratis oder -20%</li><li>Link Website - z. B. eine Landingpage des Bike-Leasing-Anbieter, ein PDF mit weiteren Infos zu einem internen Benefit wie das Weiterbildungsbudget oder ein Link zum Intranet.</li></ol></li><li>Klicken Sie auf Speichern.</li></ol><h2>Nächste Schritte:</h2>➡️ Regelmäßig aktualisieren Halten Sie Inhalte aktuell und passen Sie Benefits bei Änderungen direkt an.<h2>Verwandte Artikel</h2><a href="https://help.spendit.de/de/article/deals-allgemein">Deals - Allgemeine Informationen</a>

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