Benefit-Budget festlegen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden automatisch monatlich Ihre Lade- und Erstattungsbeträge für ihre steueroptimierten Benefits erhalten – individuell, übersichtlich und effizient.

Überblick

Unter „Benefit-Budget“ legen Sie individuelle Beträge für Ihre Benefits fest – pro Mitarbeitendem und pro Benefit. Nur Personen mit aktiver Benefit-Lizenz erscheinen in der Tabelle.

Die eingetragenen Budgets sind die Grundlage für automatische Ladeaufträge, etwa für kartenbasierte Produkte wie die SpenditCard.

Wozu können Sie die Funktion nutzen

Lade- und Erstattungsbeträge festlegen: Definieren Sie individuelle Budgets für jeden Benefit, z. B. Online der SpenditCard oder Mobility Deutschlandticket.
Mehrere Budgets gleichzeitig bearbeiten: Aktualisieren Sie Budgets für ganze Gruppen mithilfe von Kategorien – per Sammelbearbeitung oder Filter.
Transparente Übersicht: Erkennen Sie auf einen Blick, für welche Mitarbeitenden Budgets bereits hinterlegt wurden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Budget aufrufen & bearbeiten

Öffnen Sie die Seite „Benefit-Budget“ im Menü.
→ Nur Mitarbeitende mit mindestens einer aktiven Benefit-Lizenz werden angezeigt.
Klicken Sie auf die Kontrollkästchen der gewünschten Mitarbeiter.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf „Benefit-Budget“ bearbeiten.
Es öffnet sich ein Seitenfenster - hier können Sie individuelle Budgets eintragen.
Tragen Sie den gewünschten Betrag ein und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Budget für die SpenditCard-Module eintragen

Sachbezug 50: bis 50 €/Monat
Online-Benefit: bis 50 €/Monat bzw. 600 €/Jahr
Celebrate: bis 60 € je persönlicher Anlass (bis zu drei freiwählbare Anlässe pro Jahr)
More: bis 10.000 €/Jahr
Relax: Erholungsbeihilfe/Jahr - Die Höhe des Betrags der Erholungsbeihilfe richtet sich u.a. nach der Anzahl der Kinder.

Budget für Mobility Deutschlandticket eintragen

Hinterlegen Sie den monatlichen Betrag für den Zuschuss (mindestens 14,50 €).

Zusätzliche Tipps

Automatische Ladeliste: Für kartenbasierte Benefits fließen die eingetragenen Budgets automatisch in die monatliche Ladeliste ein.
Budgetstatus: „Nicht eingetragen“ = es fehlt noch ein Budget | „Eingetragen“ = Budget ist gespeichert.
Sammelbearbeitung & Import: Nutzen Sie Filter- und Sammelbearbeitung. Ein CSV-Import für Budgets ist bereits in Planung.
Vorausschauende Planung: Die Budgets für Celebrate, More und Relax lassen sich bereits im Voraus für das ganze Jahr eintragen.

Das Wichtigste auf einen Blick

✅ Nur Mitarbeitende mit aktiver Benefit-Lizenz erscheinen in der Tabelle
✅ Budgets können separat festgelegt werden
✅ Kartenbasierte Benefits benötigen ein Budget für die automatische Beladung
✅ Übersichtliche Verwaltung pro Modul im Seitenfenster
✅ Jahres- und Monatsbudgets lassen sich individuell kombinieren

Nächste Schritte

➡️ Hinterlegen Sie Budgets für alle aktiven Benefit-Lizenzen.
➡️ Nutzen Sie Kategorien und Filter, um Budgets für Gruppen festzulegen.
➡️ Prüfen Sie regelmäßig die Budget-Übersicht, damit keine Ladeaufträge ausfallen.

FAQs

Warum erscheinen manche Mitarbeitende nicht in der Budget-Tabelle? Nur Mitarbeitende mit mindestens einer zugewiesenen Benefit-Lizenz werden auf der Seite „Benefit-Budget“ angezeigt.

Muss ich für jedes Modul ein Budget eintragen? Nein. Tragen Sie nur für die Module, die Sie aktiv nutzen möchten, ein Budget ein – z. B. Sachbezug. Nicht genutzte Module können leer bleiben.

Wie unterscheiden sich die SpenditCard-Module? Jedes Modul folgt eigenen steuerlichen Rahmenbedingungen:
– Sachbezug & Celebrate: steuerfrei bis max. 50 €/Monat bzw. 60 € pro persönlichem Celebrate-Anlass.
– Online & Relax: Pauschalversteuerung 25% auf Nettobeträge
– More: Pauschalversteuerung 30% auf Nettobeträge
→ Alle Module werden über die SpenditCard abgewickelt.

Was ist bei der Budgetplanung steuerlich zu beachten? Bitte beachten Sie die gesetzlichen Freigrenzen und Bedingungen pro Benefit. Eine Überschreitung führt ggf. zu Steuer- und SV-Pflicht. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine Rücksprache mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.

Kann ich Budgets auch für mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten? Ja. Nutzen Sie dafür die Filter- und Sammelbearbeitungsfunktionen in der Tabelle.

Wie wird das Deutschlandticket abgerechnet? Das Budget für das Deutschlandticket wird monatlich als fixer Betrag hinterlegt (mind. 14,50 €). Es handelt sich um ein separates Produkt – unabhängig von der SpenditCard.

Was passiert, wenn kein Budget hinterlegt ist? Ohne eingetragenes Budget wird die Ladeliste nicht vorbefüllt und Beträge werden nicht erstattet – auch dann nicht, wenn eine Lizenz vorhanden ist. Achten Sie deshalb auf vollständige Einträge.

Wann erfolgen die Ladeaufträge? Ladeaufträge werden adhoc manuell oder zu dem von Ihnen eingestellten Datum ausgeführt, unter der Voraussetzung, dass Sie den ausstehenden Betrag an die Solaris SE überwiesen haben. Die Ladelisten werden automatisch auf Basis der eingetragenen Budgets im Monatsverlauf generiert – je nach Modul im Monats- oder Jahresrhythmus.

Werden Admins informiert, wenn Budgets fehlen oder ungültig sind? Im Portal erkennen Sie fehlende Einträge anhand des Status-Badges „Nicht eingetragen“.

Können Budgets nachträglich geändert werden? Ja. Budgets können jederzeit angepasst werden. Bereits ausgeführte Ladeaufträge sind davon allerdings nicht rückwirkend betroffen.