Lizenzen geplant zuweisen und entziehen

So nutzen Sie die Terminierung optimal: Mit der geplanten Lizenzvergabe und dem terminiertem Entzug automatisieren Sie die Benefit-Verwaltung effizient.

Überblick

Mit der Funktion zur Terminierung von Lizenzvergabe und -entzug können Sie Benefit-Lizenzen im spendit | Portal vorausschauend verwalten. Legen Sie bereits heute fest, wann Mitarbeitende einen Benefit erhalten oder entzogen bekommen sollen – ganz ohne manuelle Nachbearbeitung. Zusätzlich stellt die Funktion „Automatischer Lizenzen- und Kartenkauf“ sicher, dass Benefit-Lizenzen vergeben und ggf. Karten bestellt werden können, auch wenn Ihr Lizenz- und/oder Kartenkontingent aktuell nicht ausreicht.

Wozu können Sie die Funktion nutzen

Zukünftige Benefit-Lizenzen vorbereiten: Planen Sie Lizenzen für neue Mitarbeitende vor.
Automatisierter Lizenzentzug: Stellen Sie sicher, dass Benefits bei Austritt automatisch enden.
Manuellen Aufwand reduzieren: Nutzen Sie die Terminierung für Einzelpersonen oder in der Sammelbearbeitung.
Sicherheit durch Automatisierung: Aktivieren Sie den automatischen Lizenzkauf, um Zuweisungsfehler zu vermeiden.

Lizenzen terminiert zuweisen (Einzel- oder Sammelbearbeitung)

Öffnen Sie die Seite „Benefit verwalten“.
Wählen Sie die Mitarbeitenden aus, denen Sie Lizenzen zuweisen möchten.
Klicken Sie auf „Lizenz zuweisen“ in der Aktionsleiste.
Wählen Sie das gewünschte Benefit aus.
Legen Sie über das Kalendersymbol ein zukünftiges Aktivierungsdatum fest.
Bestätigen Sie mit „Änderung speichern“.
→ Die Lizenz erscheint mit einem Uhr-Symbol in der Tabelle.

Beim ersten geplanten Einsatz erscheint ein Hinweisfenster zum „Automatischer Lizenzen- und Kartenkauf“.

Lizenz terminiert entziehen (Einzel- oder Sammelbearbeitung)

Öffnen Sie die Seite „Benefit-Lizenzen“.
Wählen Sie Mitarbeitende mit zugewiesener Lizenz aus.
Klicken Sie auf „Lizenz entziehen“ in der Aktionsleiste.
Wählen Sie das gewünschte Benefit aus.
Legen Sie ein zukünftiges Entzugsdatum fest.
Bestätigen Sie mit „Änderung speichern“.
→ Die Lizenz erscheint mit einem Uhr-Symbol in der Tabelle.

Zusätzliche Tipps

Konfliktvermeidung: Zuweisung und Entzug am selben Tag sind nicht möglich – das System blockiert den Vorgang.
Visualisierung: Geplante Aktionen sind in der Tabelle mit einem Uhr-Symbol markiert.
Nachverfolgbarkeit: Automatische Käufe werden protokolliert.
App-Einladungen: Bei geplanten Zuweisungen erfolgen keine automatischen App-Einladungen – diese müssen manuell verschickt werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

✅ Geplante Zuweisungen ermöglichen eine vorausschauende Lizenzvergabe.
✅ Automatischer Lizenzkauf verhindert Zuweisungsfehler.
✅ Sammelbearbeitung spart Zeit.
✅ Das Uhr-Symbol zeigt geplante Aktionen auf einen Blick.
✅ Gleichzeitige Zuweisung und Entzug für denselben Tag sind nicht möglich.

Nächste Schritte

➡️ Nutzen Sie die Terminierung, um Lizenzzuweisungen und -entzüge effizient zu planen.
➡️ Aktivieren Sie den automatischen Nachkauf, um geplante Zuweisungen abzusichern.
➡️ Versenden Sie rechtzeitig App-Einladungen, da diese nicht automatisch ausgelöst werden.

FAQs

Warum kann ich das terminierte Zuweisen nicht rückwirkend einstellen? Aus steuerlichen Gründen ist eine rückwirkende Zuweisung nicht möglich. Laut Zuflussprinzip darf ein Sachbezug nur für den Monat gewährt werden, in dem er dem Mitarbeitenden tatsächlich zufließt. Daher sind nur aktuelle oder zukünftige Termine zulässig.