Filialen verwalten: So steuern Sie Lieferadressen und Wunschregionen effizient

Erfahren Sie, wie Sie mit der Funktion „Filialen verwalten“ gezielt Lieferadressen festlegen, Wunschregionen zuordnen und die Sortierung Ihrer Mitarbeitenden optimieren.

Überblick

Mit der Funktion „Filialen verwalten“ legen Sie im Portal zentrale Lieferadressen für SpenditCards fest – z. B. für Standorte oder Abteilungen. So stellen Sie sicher, dass die Karten zuverlässig ankommen. Zusätzlich wird über die Filiale auch die Postleitzahl der Mitarbeitenden gesteuert – etwa zur Bestimmung von Wunschregionen für die SpenditCard oder für die Sortierung in der Tabelle.

Wozu können Sie die Funktion nutzen

Lieferadressen sicherstellen: SpenditCards werden immer an die definierte Filialadresse geliefert. So vermeiden Sie Fehllieferungen.
Postleitzahl automatisch übernehmen: Die Filiale hinterlegt automatisch die PLZ für Ihre Mitarbeitenden – praktisch für Wunschregionen oder regionale Filter.
Struktur und Übersicht verbessern: Mitarbeitende lassen sich in Tabellen nach Standorten gruppieren, filtern oder sortieren.

Mitarbeitenden eine Filiale zuweisen

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeitenden (manuell oder per Import) können Sie direkt eine bestehende Filiale auswählen.
Nachträglich zuweisen: Öffnen Sie den Mitarbeitenden in der Tabelle und wählen Sie die passende Filiale aus.
→ Die Postleitzahl des Mitarbeitenden wird automatisch überschrieben und mit der Filialadresse synchronisiert.

Filialen bearbeiten oder löschen

Öffnen Sie die Liste der bestehenden Filialen.
Klicken Sie auf das Bearbeiten- oder Löschen-Symbol.
Aktualisieren Sie die Daten oder löschen Sie die Filiale.

⚠️ Wichtig:

Auch wenn einer Filiale noch Mitarbeitende zugewiesen sind, kann sie gelöscht werden. In diesem Fall wird die Postleitzahl des Mitarbeitenden auf die ursprüngliche Unternehmensadresse zurückgesetzt.
Wird einem Mitarbeitenden nachträglich eine Filiale zugewiesen, wird die ursprünglich eingetragene Postleitzahl überschrieben.

Zusätzliche Tipps

Verwenden Sie eindeutige Namen (z. B. „Berlin Zentrale“, „Werk Augsburg“), um Filialen leichter zuzuordnen.
Legen Sie Filialen vor dem Anlegen von Mitarbeitenden an, damit diese sofort zugeordnet werden können.
Nutzen Sie Importfunktionen oder Kategorien, um vielen Mitarbeitenden gleichzeitig eine Filiale zuzuweisen – besonders bei größeren Organisationen hilfreich.

Das Wichtigste auf einen Blick

✅ Filialen sind sinnvoll für den Versand von SpenditCards
✅ Die zugewiesene Filiale bestimmt automatisch die Postleitzahl des Mitarbeitenden
✅ Filialen lassen sich flexibel anlegen, bearbeiten oder löschen
✅ Eine klare Filialstruktur verbessert die Organisation und Übersicht

Nächste Schritte

➡️ Legen Sie zunächst alle relevanten Filialen im Portal an.
➡️ Weisen Sie Mitarbeitenden beim Anlegen direkt die passende Filiale zu.
➡️ Nutzen Sie Filterfunktionen, um Mitarbeitende nach Filialen zu sortieren oder gezielt zu bearbeiten.

FAQs

Kann eine Filiale gelöscht werden, obwohl die Filiale noch Mitarbeitenden zugewiesen ist? Ja, das ist möglich. Die Postleitzahl der betroffenen Mitarbeitenden wird dann automatisch auf die Unternehmensadresse zurückgesetzt.

Was passiert, wenn ich einem Mitarbeitenden nachträglich eine Filiale zuweise? Die Postleitzahl des Mitarbeitenden wird überschrieben und mit der PLZ der Filiale ersetzt.

Können einem Mitarbeitenden mehrere Filialen zugeordnet werden? Nein, pro Mitarbeitendem ist nur eine Filiale möglich.

Müssen Filialen zwingend angelegt werden? Nein, für den Versand der SpenditCards ist eine Filiale nicht notwendig. Ohne Filialzuordnung erfolgt der Versand standardmäßig an die Unternehmensadresse.

Kann ich Filialen auch über den Import zuweisen?
Ja, beim CSV-Import können Sie direkt die passende Filiale für jeden Mitarbeitenden angeben.