Benefit-Lizenzen zuweisen und entziehen

Erfahren Sie, wie Sie Benefit-Lizenzen gezielt zuweisen und entziehen – und damit den Grundstein für die App-Nutzung und die Budgetvergabe Ihrer steueroptimierten Benefits legen.

Überblick

Mit der Lizenzvergabe im spendit | Portal legen Sie fest, welche steueroptimierten Benefits Ihre Mitarbeitenden nutzen dürfen – z. B. die SpenditCard, das Mobility Deutschlandticket oder Lunchit. Gleichzeitig bildet die Lizenz die Grundlage für weitere Schritte: Erst nach erfolgreicher Lizenzvergabe kann ein Budget zugeordnet oder die Einladung zur myBenefits App versendet werden. Die Lizenzvergabe von kartenbasierten Benefits wie der SpenditCard löst automatisch eine Kartenbestellung aus.

Wozu können Sie die Funktion nutzen

Benefits zuweisen: Steuern Sie individuell, welche Benefits Ihre Mitarbeitenden erhalten.
Benefits entziehen: Entfernen Sie Benefits bei Ausscheiden von Mitarbeitenden oder Änderungen.
Automatische Kartenbestellung: Bei kartenbasierten Produkten erfolgt die Bestellung automatisch.
Grundlage für Budgets: Nur Mitarbeitende mit Lizenz erscheinen auf der Seite „Benefit-Budget“.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Benefit-Lizenzen zuweisen

Öffnen Sie die Seite „Benefit-Lizenzen“ oder starten Sie über das Dashboard.
Suchen Sie den gewünschten Mitarbeitenden manuell, über das Suchfeld oder mithilfe der Filter, und wählen Sie diesen aus. Sie können auch mehrere auswählen.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf „Benefit-Lizenz zuweisen“.
Wählen Sie im rechten Fenster („Blade“) den gewünschten Benefit aus.
Speichern Sie die Änderung.
→ Die Lizenz ist nun aktiv. Bei kartenbasierten Benefits wird automatisch eine Kartenbestellung ausgelöst.

Benefit-Lizenzen entziehen

Mitarbeiter auswählen
Wählen Sie in der Aktionsleiste „Benefit-Lizenz entziehen“.
Wählen Sie den Benefit aus, der entzogen werden soll.
Speichern Sie die Änderung.
→ Die Lizenz wird sofort entzogen, der Zugriff auf den Benefit endet.

Zusätzliche Tipps

Solaris-Onboarding beachten: Kartenbasierte Benefits wie die SpenditCard sind erst nach abgeschlossener Identifizierung durch Solaris verfügbar.
Daten vorbereiten: Legen Sie Mitarbeitende vor der Lizenzvergabe unter „Mitarbeitende verwalten“ an – inkl. Kategorie, Standort oder Zusatzmerkmal.
Filter effizient nutzen: Verwenden Sie die Filteroptionen für eine gezielte Auswahl.
App-Einladung versenden: Erst nach Lizenzvergabe möglich – der Versand erfolgt über die Seite „App-Status“.
Benefit-Budget festlegen: Nur Mitarbeitende mit Lizenz erscheinen in der Budgetübersicht – dort definieren Sie spätere Ladebeträge (z. B. für die SpenditCard).

Das Wichtigste auf einen Blick

✅ Zugewiesene Benefit-Lizenzen sind die Voraussetzung für App-Zugriff und ggf. Kartenbestellung.
✅ Das Zuweisen von kartenbasierten Benefits löst automatisch eine Kartenbestellung aus.
✅ Die App-Einladung kann erst nach Lizenzvergabe erfolgen.
✅ Benefit-Lizenzen lassen sich bei Bedarf auch wieder entziehen.
✅ Mitarbeitende ohne Lizenz erscheinen nicht in der Budgetverwaltung oder auf der Seite „App-Status“.
✅ Das Aktivierungsdatum der Lizenz entspricht dem Zeitpunkt der Vergabe.

Nächste Schritte

➡️ Weisen Sie den Mitarbeitenden die passenden Benefit-Lizenzen zu, damit diese in der App erscheinen und ggf. automatisch eine Kartenbestellung ausgelöst wird.
➡️ Versenden Sie im Anschluss die Einladung zur myBenefits App über die Seite „App-Status“.
➡️ Legen Sie auf der Seite „Benefit-Budget“ die gewünschten Ladebeträge für die zugewiesenen Benefits fest.

FAQs

Wie erkenne ich, ob einem Mitarbeitenden bereits eine Lizenz zugewiesen wurde? In der Tabelle auf der Seite „Benefit-Lizenzen verwalten“ oder "Mitarbeiter verwalten" sehen Sie, welche Benefits einem Mitarbeitenden aktuell zugewiesen sind.

Kann ich mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig Lizenzen zuweisen? Ja, nutzen Sie dafür die Sammelbearbeitung: Wählen Sie mehrere Personen aus und klicken Sie auf „Lizenz zuweisen“ in der oberen Tabellenzeile. Die Auswahl gilt dann für alle markierten Mitarbeitenden.

Werden bei jeder Lizenzvergabe automatisch Karten bestellt? Nur bei kartenbasierten Benefits wie der SpenditCard. Die Bestellung erfolgt automatisch, sobald die Lizenz vergeben wurde und das Solaris-Onboarding abgeschlossen wurde.

Kann ich festlegen, ab wann eine Lizenz gelten soll? Ja, mit der geplanten Lizenzvergabe können Sie ein zukünftiges Aktivierungsdatum setzen – ideal für vorausschauende Planung bei Neueinstellungen oder befristeten Benefits.

Wann kann ich die App-Einladung verschicken? Erst nachdem eine Lizenz vergeben wurde. Versenden Sie die Einladung über den Menüpunkt „App-Status“.

Was passiert, wenn ich eine Lizenz vergebe, aber keine Karten mehr verfügbar sind? Wenn Ihr Kartenkontingent nicht ausreicht, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Aktivieren Sie in diesem Fall die Funktion „Automatischer Lizenzen- und Kartenkauf“, um Engpässe zu vermeiden.