Prüfkriterien für die Lunchit Belegprüfung

Diese Kriterien helfen bei der fairen und steuerlich sicheren Bewertung eingereichter Belege.

Überblick

Bei der Prüfung werden alle eingereichten Belege anhand fest definierter Kriterien bewertet. Belege, die eines oder mehrere dieser Kriterien nicht erfüllen, sollten von Prüfer:innen abgelehnt werden. Die Prüfkriterien gelten sowohl für die KI-gestützte Auswahl als auch für die Zufallsstichproben.

Warum sind die Prüfkriterien wichtig

Klarheit bei der Prüfung: Einheitliche Kriterien für alle Prüfer:innen.
Steuerkonforme Bewertung: Belege werden korrekt und nachvollziehbar beurteilt.
Risikominimierung: Ausschluss nicht erstattungsfähiger Ausgaben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Prüfkriterien während der Belegprüfung anwenden

Öffnen Sie die Belegprüfung im spendit | Portal.
Prüfen Sie den Beleg hinsichtlich der unten stehenden Prüfkriterien.
Lehnen Sie Belege ab, die nicht den Anforderungen entsprechen – inkl. Ablehnungsgrund.
Alle Abweichungen fließen in die finale Erstattungsdatei ein.

Prüfkriterien im Detail

Informationen zum Beleg

Der Beleg ist vollständig sichtbar und gut lesbar
Keine Unschärfe, Schwärzungen oder verdeckten Inhalte
Kein Lieferschein und keine Zwischenrechnung
Maschinell erstellt und als unveränderliches Dokument (z. B. PDF) vorliegend
Keine Kartenzahlungsbelege ohne Produktangabe

Informationen zum Datum

Das Datum ist vorhanden und gut lesbar
Belegdatum und das in der App angegebene Einreichungsdatum stimmen überein
Es handelt sich um einen Arbeitstag
Keine Belege von bundeseinheitlichen und länderspezifischen Feiertagen

Informationen zum Betrag

Der Betrag ist auf dem Beleg angegeben und lesbar
Der eingereichte Betrag ist nicht höher als der tatsächlich ausgewiesene Betrag
Der eingereichte Betrag ist nicht höher als 60 Euro

Informationen zum Geschäft

Name und Adresse des Geschäfts sind sichtbar
Das Geschäft befindet sich im Land des Arbeitgeberstandorts

Informationen zu Produkten

Es werden ausschließlich Lebensmittel/Mahlzeiten abgerechnet
Kein Alkohol, Tabak, nicht verzehrbare Artikel, Pfand, Trinkgeld oder Lieferkosten
Rabattierte Beträge müssen korrekt übernommen werden

Zusätzliche Tipps

Legen Sie in den Lunchit Einstellungen im Vorfeld fest, ob das Einreichen von Wochenend-Belegen erlaubt ist.
Lassen Sie zur zusätzlichen Absicherung eine schriftliche Zusatzvereinbarung von Ihren Mitarbeitenden unterzeichnen.
Kommunizieren Sie alle Prüfkriterien und möglichen Ablehnungsgründe frühzeitig und transparent innerhalb Ihres Unternehmens.

Das Wichtigste auf einen Blick

✅ Nur maschinelle, vollständige und gut lesbare Belege werden akzeptiert
✅ Nicht erstattungsfähige Posten wurden korrekt vom Betrag abgezogen
✅ Belegdatum muss auf einen regulären Arbeitstag fallen – Feiertage und Wochenenden sind ausgeschlossen, sofern keine abweichende Einstellung besteht
✅ Der eingereichte Betrag muss exakt dem erstattungsfähigen Anteil vom Beleg entsprechen – nicht zulässige Artikel sind abzuziehen
✅ Nur Belege aus dem Inland sind erstattungsfähig

Nächste Schritte

➡️ Starten Sie Ihre nächste Belegprüfung.
➡️ Nutzen Sie diese Prüfkriterien aktiv während der Prüfung der Belege.
➡️ Nutzen Sie die externe Belegprüfung, wenn Sie intern Kapazitäten sparen möchten.