Belegeinreichung - So reichen Ihre Mitarbeitenden Belege ein

Mit Lunchit setzen Sie den Essenszuschuss für Ihre Mitarbeitenden steuerkonform und digital um. Ihre Mitarbeitenden reichen die Belege über die spendit | myBenefits App ein.

Kurz erklärt

Mitarbeitende reichen ihre Essensbelege digital über die spendit | myBenefits App ein. Die Belege werden zuerst durch eine KI geprüft, digital archiviert und anschließend stichprobenartig durch Sie als Arbeitgeber kontrolliert. Die Erstattung erfolgt über die Gehaltsabrechnung auf Basis der Erstattungsdatei aus dem spendit | Portal.

Nutzen und Wissenswertes

Belege müssen nicht physisch aufbewahrt werden – die Archivierung erfolgt sicher durch Spendit.
Mitarbeitende können falsch eingereichte Belege bis zur Einreichungsfrist löschen oder korrigieren.
Die Erstattungshöhe und Anzahl der Erstattungstage definieren Sie zentral im Portal.
Der maximal mögliche Essenszuschuss beträgt 2026 7,67 € pro Arbeitstag, ist jedoch abhängig von Ihrer individuellen Einstellung im Portal.
Die Verantwortung für korrekt eingereichte Belege liegt beim Mitarbeitenden (Bestätigung erfolgt zusätzlich in der App).

Anforderungen an gültige Belege

✅ Ein gültiger Beleg muss enthalten:

Name und Adresse des Händlers
Datum
Einzelne Posten
Gesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer

❌ Nicht zulässig sind u. a. Zwischenrechnungen, Lieferscheine oder Belege mit dem Hinweis „keine Rechnung“. Enthält ein Beleg nicht erstattungsfähige Positionen (z. B. Alkohol, Non-Food, Pfand), muss der Mitarbeitende den einzureichenden Betrag vorab reduzieren, sodass ausschließlich die eigene Mahlzeit berücksichtigt wird.

Gesetzliche und fachliche Grundlagen

Damit der Essenszuschuss steuerlich korrekt gewährt werden kann, gelten u. a. folgende Rahmenbedingungen:

Erstattung nur an Arbeitstagen
Mitarbeitende müssen die Mahlzeit selbst konsumieren
Belege dürfen ausschließlich Essen und Lebensmittel enthalten
Keine Erstattung an Urlaubs-, Krankheits- oder Auswärtstätigkeitstagen
Die Verantwortung für korrekt eingereichte Belege liegt beim Mitarbeitenden
(Bestätigung erfolgt zusätzlich bei jeder Einreichung in der App)

So geht es weiter

➡️ Belege einsehen und prüfen

Nach Ablauf der Einreichungsfrist stehen Ihnen alle relevanten Belege im Rahmen der Belegprüfung zur Verfügung.
Sie prüfen eine zufällig generierte Stichprobe, wie es die steuerlichen Vorgaben für Essenszuschüsse verlangen.
Auch nach Monatsabschluss können Sie Belege jederzeit einsehen und herunterladen, z. B. für interne Kontrollen oder eine Betriebsprüfung.

➡️ Ablehnung von Belegen

Wird ein Beleg abgelehnt und der Monat ist abgeschlossen, kann dieser nicht mehr erstattet werden.
Der Ablehnungsgrund wird dem Mitarbeitenden automatisch in der App und per E-Mail mitgeteilt.
Eine nachträgliche Korrektur für den abgeschlossenen Monat ist nicht möglich.