Mitarbeitende anlegen, verwalten und archivieren

Im spendit | Portal können Sie neue Mitarbeitende anlegen, bestehende Mitarbeitende verwalten und ehemalige Mitarbeitende archivieren. So halten Sie für eine reibungslose Nutzung Ihrer Benefits alle relevanten Informationen jederzeit aktuell.

Kurz erklärt

Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter → Mitarbeiter werden alle relevanten Mitarbeiterdaten verwaltet. Mit wenigen Klicks legen Sie neue Mitarbeitende an, aktualisieren vorhandene Daten oder nehmen Massenänderungen per Import vor.

Nutzen und Wissenswertes

Das Anlegen der Mitarbeitenden ist Voraussetzung für Lizenzvergabe, Kartenbestellungen und Budgetzuweisungen.
Neue Mitarbeitende können manuell oder per Dateiimport angelegt werden.
Nach der Anlage von Mitarbeitenden können Benefit-Lizenzen zugewiesen und Budgets hinterlegt werden.

Mitarbeitende löschen

Mitarbeitende können im Portal nur gelöscht werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

Dem Mitarbeitenden ist keine Lizenz zugewiesen
Es existieren keine Lunchit- oder D-Ticket-Belege im Namen des Mitarbeitenden.
Der Mitarbeitende hat keine aktive SpenditCard.

Mitarbeitenden archivieren

Oft haben ausgeschiedene Mitarbeitende noch aktive Karten oder offene Belege, weshalb in der Regel nur die Archivierungsfunktion genutzt werden kann. Mit der Archivierung können Sie ehemalige Mitarbeitende aus der aktiven Verwaltung entfernen und Ihre Tabellen übersichtlich und aktuell halten.

Mitarbeitende mit aktiven Lizenzen können nicht archiviert werden.
Archivierte Mitarbeitende werden aus der aktiven Übersicht entfernt, bleiben jedoch gespeichert und können jederzeit reaktiviert werden.
Über die Anzeigefilter der Tabelle lassen sich archivierte Mitarbeitende jederzeit einblenden.

Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt?

Verlässt ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen, entziehen Sie zunächst die Lizenz für den jeweiligen Benefit zum Austrittsdatum.
Sie können den Lizenzentzug bereits im Voraus auf ein bestimmtes Datum terminieren – die Deaktivierung erfolgt dann automatisch zum festgelegten Zeitpunkt. Die frei gewordene Lizenz kann anschließend einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Nachdem der Lizenzentzug erfolgt ist, können Sie den Mitarbeitenden aus der Übersicht archivieren. So bleibt Ihre Mitarbeitendenübersicht übersichtlich und enthält nur noch aktive Personen.

Lunchit und Mobility beim Austritt eines Mitarbeitenden

Zum geplanten Austrittsdatum verliert der Mitarbeitende den Zugriff auf den jeweiligen Benefit und kann ihn nicht mehr nutzen.
Wichtig: Die Erstattung des Essenszuschusses (Lunchit) sowie des Deutschlandtickets (Mobility) erfolgt immer nachträglich. Offene Erstattungen müssen daher nach dem Austrittsdatum noch wie gewohnt ausgezahlt werden.

SpenditCard beim Austritt eines Mitarbeitenden

Nach dem Lizenzentzug bleibt das bereits aufgeladene Guthaben auf der SpenditCard noch sechs Monate gültig.
Innerhalb dieses Zeitraums kann der ehemalige Mitarbeitende das vorhandene Guthaben weiterhin ausgeben.
Nach Ablauf der sechs Monate kontaktieren wir Sie und erstatten das verbleibende Restguthaben auf Ihr Konto. Dabei wird eine Bearbeitungsgebühr einbehalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Mitarbeitende manuell anlegen

Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.
Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“.
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Name, E-Mail-Adresse, Personalnummer).
Klicken Sie auf „Speichern“.

Mitarbeitende per Import anlegen

Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.
Klicken Sie auf den Pfeil neben „Mitarbeiter hinzufügen” und klicken auf „Mitarbeiter importieren”.
Klicken Sie auf „Beispieldatei herunterladen”.
Tragen Sie die Mitarbeiterdaten ein und speichern Sie die Datei.
Laden Sie die Datei im gleichen Fenster wieder hoch.
Prüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie den Import.

Mitarbeitende archivieren

Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.
Markieren Sie den betreffenden Mitarbeitenden. Achtung: dieser darf keine aktive Lizenz haben.
Klicken Sie auf „Mitarbeiter archivieren“ in der blauen Navigationsleiste unten und bestätigen Sie.

Archivierte Mitarbeitende anzeigen oder reaktivieren

Öffnen Sie die Filteroptionen.
Wählen Sie den Mitarbeiter-Status „Archivierte Mitarbeiter“.
Wenden Sie den Filter an.
Wählen Sie Mitarbeitende aus und klicken Sie auf „Mitarbeiter reaktivieren“ in der blauen Navigationsleiste unten.

Nächste Schritte

➡️ Hinterlegen Sie optional weitere Stammdaten wie Kategorien oder Zusatzmerkmal über die Bearbeitungsfunktion.
➡️ Weisen Sie Benefit-Lizenzen zu, damit Mitarbeitende ihre Benefits nutzen können.
➡️ Legen Sie ein Benefit-Budget fest, um monatliche Beträge zu definieren (z. B. für die SpenditCard oder das Deutschlandticket).
➡️ Archivieren Sie ehemalige Mitarbeitende, um Lizenzen und Budgets wieder freizugeben.