Mitarbeitende anlegen, verwalten und archivieren

Im spendit | Portal können Sie neue Mitarbeitende anlegen, bestehende Mitarbeitende verwalten und ehemalige Mitarbeitende archivieren. So halten Sie für eine reibungslose Nutzung Ihrer Benefits alle relevanten Informationen jederzeit aktuell.

Kurz erklärt

Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter → Mitarbeiter werden alle relevanten Mitarbeiterdaten verwaltet. Mit wenigen Klicks legen Sie neue Mitarbeitende an, aktualisieren vorhandene Daten oder nehmen Massenänderungen per Import vor.

Mit der Archivierungsfunktion können Sie zudem ehemalige Mitarbeitende aus der aktiven Verwaltung entfernen und so Ihre Tabellen übersichtlich und aktuell halten.

Nutzen und Wissenswertes

Das Anlegen der Mitarbeitenden ist Voraussetzung für Lizenzvergabe, Kartenbestellungen und Budgetzuweisungen.
Neue Mitarbeitende können manuell oder per Dateiimport angelegt werden.
Archivierte Mitarbeitende werden aus der aktiven Übersicht entfernt, bleiben aber gespeichert und können jederzeit reaktiviert werden
Über die Anzeigefilter der Tabelle lassen sich archivierte Mitarbeitende ganz einfach anzeigen.
Mitarbeitende mit aktiven Lizenzen können nicht archiviert werden.
Nach der Anlage von Mitarbeitenden können Benefit-Lizenzen zugewiesen und Budgets hinterlegt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Mitarbeitende manuell anlegen

Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.
Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“.
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (Name, E-Mail-Adresse, Personalnummer).
Klicken Sie auf „Speichern“.

Mitarbeitende per Import anlegen

Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.
Klicken Sie auf den Pfeil neben „Mitarbeiter hinzufügen” und klicken auf „Mitarbeiter importieren”.
Klicken Sie auf „Beispieldatei herunterladen”.
Tragen Sie die Mitarbeiterdaten ein und speichern Sie die Datei.
Laden Sie die Datei im gleichen Fenster wieder hoch.
Prüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie den Import.

Mitarbeitende archivieren

Navigieren Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter.
Markieren Sie den betreffenden Mitarbeitenden. Achtung: dieser darf keine aktive Lizenz haben.
Klicken Sie auf „Mitarbeiter archivieren“ in der blauen Navigationsleiste unten und bestätigen Sie.

Archivierte Mitarbeitende anzeigen oder reaktivieren

Öffnen Sie die Filteroptionen.
Wählen Sie den Mitarbeiter-Status „Archivierte Mitarbeiter“.
Wenden Sie den Filter an.
Wählen Sie Mitarbeitende aus und klicken Sie auf „Mitarbeiter reaktivieren“ in der blauen Navigationsleiste unten.

Nächste Schritte

➡️ Hinterlegen Sie optional weitere Stammdaten wie Kategorien oder Zusatzmerkmal über die Bearbeitungsfunktion.
➡️ Weisen Sie Benefit-Lizenzen zu, damit Mitarbeitende ihre Benefits nutzen können.
➡️ Legen Sie ein Benefit-Budget fest, um monatliche Beträge zu definieren (z. B. für die SpenditCard oder das Deutschlandticket).
➡️ Archivieren Sie ehemalige Mitarbeitende, um Lizenzen und Budgets wieder freizugeben.