Ladeaufträge - So prüfen Sie Ihre monatlichen Beladungen

Unter Ladeaufträge steuern Sie die monatlichen Beladungen Ihrer SpenditCards: Status prüfen, Termine festlegen, Ladeaufträge anpassen oder stornieren – und bei Bedarf Nachbeladungen durchführen.

Kurz erklärt

Unter Ladeaufträge verwalten Sie die monatlichen Beladungen für die SpenditCards. Grundlage sind die Beträge, die zuvor im Benefit-Budget hinterlegt wurden.

In der Aufladungshistorie sehen Sie alle aktuellen und vergangenen Ladeaufträge, deren Status sowie die zugehörigen Ladesummen. Außerdem können Sie Ladeaufträge stornieren, einen monatlichen Termin festlegen, Ladelisten anpassen oder Nachbeladungen durchführen.

Nutzen und Wissenswertes

Die monatlichen Ladeaufträge werden automatisch aus den hinterlegten Benefit-Budgets erstellt.
Ladebeträge können vor dem Absenden angepasst werden.
Ladeaufträge können sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ausgelöst werden.
Nach dem Absenden erhalten Sie eine Zahlungsaufforderung.
Erst nach Zahlungseingang werden die Karten beladen.
Nach dem Absenden steht automatisch der nächste Monat zur Verfügung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Ladeauftrag einstellen

1. Ladeaufträge aufrufen

Navigieren Sie in der Menüleiste zu SpenditCard → Ladeaufträge.
In der Übersicht sehen Sie den aktuellen Ladeauftrag mit dem Ladedatum und der Ladesumme.
Das Ladedatum ist frei wählbar.
Die Ladesumme ergibt sich aus den vergebenen Benefit-Budgets.

2. Ladeliste prüfen

Unter „Weitere Aktionen” finden Sie die Ladeliste.
Hier finden Sie eine Übersicht aller Ladeaufträge pro Mitarbeiter, die Sie über das ‘Benefit-Budget’ konfiguriert haben.
Sie können einzelne Ladebeträge anpassen.
Diese Anpassungen werden nicht für den Folgemonat übernommen.

3. Monatlichen Ladetermin festlegen oder ändern

Klicken Sie auf „Monatlichen Ladetermin bearbeiten“.
Wählen Sie ein Ausführungsdatum.
Speichern Sie die Änderungen.
Mit einem monatlichen Ladetermin wird der Auftrag automatisch an diesem Tag ausgelöst.
Ohne Termin können Sie den Auftrag manuell auslösen.

4. Ladeauftrag abschicken & Zahlung ausführen

Nach Abschicken des Ladeauftrags erhalten Sie eine Zahlungsaufforderung mit dem Gesamtbetrag.
Überweisen Sie den Betrag rechtzeitig an die angegebene IBAN mit dem angegebenen Zahlungszweck.
Achtung: Überweisungen der Ladebeträge gehen auf Ihr Beladungskonto bei unserer Partnerbank Solaris, nicht an Spendit.
Nach Geldeingang dauert es bis zu vier Bankarbeitstage, bis die Karten beladen sind.

Optional: Sie wollen Änderungen vornehmen?

Klicken Sie in der Übersicht auf „Ladeauftrag stornieren“.
Bestätigen Sie die Abfrage.
Danach können Sie den Termin neu festlegen oder den Ladeauftrag manuell auslösen.
Achtung: Das funktioniert nur, wenn der Ladeauftrag noch nicht bezahlt wurde.

Häufige Fragen

Wie funktioniert das Terminieren von Ladeaufträgen?

Ladeaufträge können jederzeit manuell abgesendet oder im Voraus terminiert werden. Eine Terminierung ist bis zum 22. des Monats möglich. Dieses Datum stellt sicher, dass ausreichend Zeit für die Überweisung bleibt und die Karten noch im selben Monat beladen werden können (Zuflussprinzip beim Sachbezug).
Grundsätzlich können Ladeaufträge jedoch während des gesamten Monats durchgeführt werden – auch nach dem 22. Sobald der erste Ladeauftrag für den Monat abgesendet wurde, sind auch Nachbeladungen jederzeit möglich (z. B. wenn ein Mitarbeiter in der Ladeliste vergessen wurde).

Was passiert am terminierten Ladetermin?

Wenn Sie beispielsweise eine Ladeliste für den 15. des Monats terminieren, erhalten Sie bereits 4 Tage vorher eine Erinnerungs-E-Mail zur Überprüfung Ihrer Ladeliste.
Am gewählten Termin wird die Ladeanweisung automatisch abgesendet. Anschließend erhalten Sie eine Zahlungsaufforderung mit dem zu überweisenden Betrag. Sobald der Betrag auf dem angegebenen Beladungskonto (IBAN aus der Zahlungsaufforderung) eingeht, werden die Karten umgehend beladen.

Ab wann können Ladeaufträge für den nächsten Monat eingerichtet werden?

Ladeaufträge für den Folgemonat können eingerichtet werden, sobald der Ladeauftrag für den aktuellen Monat abgesendet wurde. Danach erscheint automatisch eine Kachel für die Ladeliste des nächsten Monats („Weiter zu Ladeliste MONAT“).

Wie überprüfe ich meine Zahlungsabgänge bzw. Beladungen?

Wenn Sie die Zahlungsabgänge Ihres Firmenkontos mit den Aufladungen Ihrer SpendiCard abgleichen möchten, können Sie die Kontoauszüge Ihres Beladungskontos herunterladen.
Gehen Sie dazu im Portal zu SpendiCard → Aufladungshistorie, klicken Sie auf „Kontoauszüge herunterladen“ und wählen Sie den gewünschten Monat sowie das Jahr aus. Anschließend können Sie den Kontoauszug mit den Zahlungsabgängen Ihres Firmenkontos abgleichen.

Erhalte ich die Zahlungsaufforderung auch per E-Mail?

Ja. Nachdem Sie den Ladeauftrag abgeschickt haben, erhalten Sie die Zahlungsaufforderung sowohl im Portal als auch zusätzlich per E-Mail.

Warum wurde meine Überweisung zurückgewiesen?

Wenn Ihre Überweisung zurückgewiesen wurde, liegt dies in der Regel an der verwendeten Überweisungsart oder an den Einstellungen der sendenden Bank – nicht an Spendit.
Auf Ihr Beladungskonto bei Solaris können ausschließlich SEPA-Überweisungen und SEPA-Echtzeitüberweisungen empfangen werden. Andere Zahlungsarten (z. B. über Bankkanäle wie TARGET2) werden nicht unterstützt und automatisch zurückgewiesen.