Hinterlegen Sie individuell Ihr Lohnbuchhaltungssystem

Legen Sie Ihr Lohnbuchhaltungssystem im Portal fest, damit Erstattungsdateien automatisch im passenden Format erstellt werden.

Kurz erklärt

Sie können Ihr Lohnbuchhaltungssystem im Portal unter Lunchit → Einstellungen auswählen. Anschließend generieren wir die Erstattungsdatei automatisch im passenden Format für Sie. Zusätzlich steht Ihnen immer eine CSV-Datei mit den Details zur Erstattungsdatei zum Download zur Verfügung.

Nutzen und Wissenswertes

Wichtig ist, dass die im Portal hinterlegten Daten Ihrer Mitarbeitenden, insbesondere die Personalnummern, mit den Daten in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem übereinstimmen, damit der Datenaustausch reibungslos funktioniert.

Dateiformate je Lohnbuchhaltungssystem

Die im Portal bereitgestellte Erstattungsdatei wird je nach ausgewähltem Lohnbuchhaltungssystem in der empfohlenen Dateiendung erstellt. Auch wenn einige Systeme beide Formate unterstützen, richten wir uns dabei immer nach der Empfehlung des jeweiligen Systems:

✅ CSV-Dateien (.csv)

Standard (z.B. Personio, SAP etc.)
DATEV Lohn und Gehalt
SAGE HR Payroll
SAGE DPW
Addison Lohn & Gehalt
Addison OneClick
P&I LOGA

✅ TXT-Dateien (.txt)

DATEV LODAS
PAISY

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Lohnbuchhaltungssystem auswählen

Öffnen Sie Lunchit im spendit | Portal.
Gehen Sie zu Lunchit Einstellungen.
Wählen Sie unter „Lohnbuchhaltungssystem“ Ihr System aus.
Speichern Sie die Auswahl.
- Wir erstellen die Erstattungsdatei zusätzlich im passenden Format für Ihr System.
- Das Standardformat ist mit gängigen Systemen (z. B. Personio, SAP und weiteren) kompatibel.

Abgabefrist für Belege festlegen (relevant für die Dateierstellung)

Gehen Sie zu Lunchit → Einstellungen.
Definieren Sie, bis zu welchem Tag Mitarbeitende ihre Belege hochladen dürfen.
- Wenn Sie nichts ändern, gilt standardmäßig der 3. Tag des Folgemonats.
Nach Ablauf dieser Frist wird die Belegstichprobe freigegeben.
Sobald Sie die Stichprobe abgeschlossen haben, wird die final korrigierte Erstattungsdatei erstellt und steht zum Download bereit.

Erstattungsdatei herunterladen

Öffnen Sie im spendit | Portal den Bereich „Belege und Erstattungen“.
Laden Sie die Erstattungsdatei in Ihrem ausgewählten Format herunter (abhängig vom gewählten System mit .csv oder .txt Endung).