Lunchit Erstattungsdatei für Ihre Lohnbuchhaltung

Mit der Lunchit Erstattungsdatei übertragen Sie den Essenszuschuss Ihrer Mitarbeitenden nach Belegprüfung in die Lohnbuchhaltung – als CSV oder (optional) im passenden Format Ihres Lohnbuchhaltungssystems.

Kurz erklärt

Nach Ablauf der Belegeinreichungsfrist erhalten Sie im spendit | Portal Zugriff auf die Belegprüfung. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, wird automatisch die finale Erstattungsdatei für die Lohnbuchhaltung erstellt. Diese laden Sie im Bereich „Belege & Erstattungen“ herunter und importieren sie in Ihr Lohnbuchhaltungssystem. So wird der Essenszuschuss mit der nächsten Gehaltsabrechnung korrekt ausgezahlt.

Damit die Datei im richtigen Format erstellt wird, hinterlegen Sie zuvor in den Lunchit Einstellungen Ihr Lohnbuchhaltungssystem.

Nutzen und Wissenswertes

Aufbau der Standard-Erstattungsdatei

Die Standard-Erstattungsdatei ist wie folgt aufgebaut:

Spalte A: Abrechnungsmonat, für den die Datei erstellt wurde (z. B. im Februar für Januar)
Spalte B: E-Mail-Adresse des Lunchit-Nutzers
Spalte C: Personalnummer des Mitarbeitenden
Spalte D: Lunchit Steuerfrei – steuerfreier Erstattungsbetrag des Monats
Spalte E: Lunchit Pauschal – pauschal zu versteuernder Erstattungsbetrag des Monats

📌 Hinweis: Die Summe aus Lunchit Steuerfrei und Lunchit Pauschal ergibt immer den Gesamterstattungsbetrag pro Mitarbeitendem.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1) Belegprüfung durchführen

Am Tag nach Ablauf der Einreichungsfrist erhalten Sie Zugriff auf die Belegprüfung im spendit | Portal (standardmäßig am 4. Tag des Folgemonats).
Führen Sie die Belegstichprobe/Belegprüfung durch und schließen Sie diese ab.

2) Erstattungsdatei herunterladen und in die Lohnbuchhaltung importieren

Navigieren Sie über das Menü zu Lunchit --> Belege & Erstattungen.
Laden Sie die finale Erstattungsdatei herunter (CSV oder Systemformat).
Importieren Sie die Datei in Ihr Lohnbuchhaltungssystem.
Der Essenszuschuss wird mit der nächsten Gehaltsabrechnung an Ihre Mitarbeitenden ausgezahlt.

So geht es weiter

➡️ Prüfen Sie regelmäßig, ob alle Mitarbeitenden im Portal mit der korrekten Personalnummer gepflegt sind.
➡️ Nutzen Sie die Details zur Erstattungsdatei zur Berechnung des steuerfreien/steuerpflichtigen Anteils, um Rückfragen schnell zu klären.