Das Onboarding bei unserer Partnerbank Solaris SE

Im Rahmen des Onboardings für die SpenditCard sind bestimmte Unternehmens- und Personendaten gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen der korrekte NACE-Code, Angaben zu gesetzlichen Vertretern, die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter sowie die Identifizierung über IDnow. Dieser Artikel erklärt Ihnen die wichtigsten Hintergründe und zeigt, worauf Sie achten sollten.

Kurz erklärt

Die SpenditCard wird von unserer Partnerbank Solaris SE herausgegeben. Als deutsches Kreditinstitut unterliegt diese den Anforderungen der BaFin sowie u. a. dem Geldwäschegesetz (GwG) und dem Steuerumgehungsbekämpfungsgesetz.
Deshalb ist Solaris verpflichtet, Ihr Unternehmen im Rahmen des sogenannten Business Know Your Customer (BKYC)-Prozesses zu prüfen.

Hierzu gehören:

die Angabe des NACE-Codes (Wirtschaftszweig),
die Erfassung aller gesetzlichen Vertreter,
die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten,
sowie die Identifizierung der gesetzlichen Vertreter ausschließlich über IDnow.
Ihre Mitarbeitenden sind von diesem Prozess nicht betroffen.

Nutzen und Wissenswertes

Wofür ist dieser Prozess hilfreich?

Gesetzeskonforme Kontoeröffnung bei einem deutschen Bankinstitut
Transparenz über Eigentums- und Kontrollstrukturen Ihres Unternehmens
Sicherheit Ihrer Gelder durch eine vollständig regulierte Banklösung
Zukunftssichere SpenditCard mit 100% Verwahrung der Gelder in Deutschland

Das Wichtigste auf einen Blick

BKYC ist gesetzlich vorgeschrieben und nicht optional.
Alle gesetzlichen Vertreter müssen vollständig angegeben werden.
Die Identifizierung erfolgt per VideoIdent über IDnow.
Maßgeblich sind immer die aktuellen Einträge im Handelsregister.

Der NACE-Code – Wirtschaftszweig korrekt angeben

Was ist der NACE-Code?

Der NACE-Code ist die offizielle Klassifikation der Wirtschaftszweige in der Europäischen Union.

Wo finden Sie Ihren NACE-Code?

Sie finden die NACE-Klassifikation in der im Handelsregister hinterlegten Geschäftstätigkeit, in der Regel unter:
„c) Gegenstand des Unternehmens“.

Weitere Informationen

Klassifikation der Wirtschaftszweige (Destatis):
👉 Klassifikation der Wirtschaftszweige, Ausgabe 2008 (WZ 2008)
Vollständige NACE-Code-Liste:
👉 https://nacecode.de

Gesetzliche Vertreter – wer muss angegeben werden?

Wer gilt als gesetzlicher Vertreter?

Ein gesetzlicher Vertreter ist in der Regel:

Geschäftsführer:in
CEO
Vorstand

Diese Personen sind rechtlich für das Unternehmen verantwortlich und dürfen in dessen Namen handeln.

❌ Nicht als gesetzliche Vertreter gelten:

Personen mit Prokura
Bevollmächtigte ohne organschaftliche Vertretungsbefugnis

Wo finden Sie die korrekten Angaben?

Der einfachste und sicherste Weg ist:

der aktuelle Handelsregisterauszug
ergänzend das Impressum Ihrer Unternehmenswebsite

👉 Achten Sie darauf, nur die gesetzlichen Vertreter des Unternehmens anzugeben, das Vertragspartner wird.

Müssen alle gesetzlichen Vertreter angegeben werden?

Ja, auch wenn der Prozess später nur von einer Person abgeschlossen wird, benötigt Solaris die vollständigen Informationen zu allen gesetzlichen Vertretern.

Wirtschaftlich Berechtigte – was bedeutet das?

Definition

„Wirtschaftlich berechtigt“ ist eine natürliche Person, die:
mehr als 25 % der Kapitalanteile hält, oder
mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert, oder
auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 GwG).

Maßgeblich sind dabei insbesondere die stimmberechtigten Anteile.

Sonderfall: Kein wirtschaftlich Berechtigter vorhanden

Kann keine Person ermittelt werden, die diese Kriterien erfüllt, sind ersatzweise die gesetzlichen Vertreter als wirtschaftlich Berechtigte anzugeben.

📌 Hinweis: Die Eigentümerstruktur ergibt sich aus dem Gesellschaftervertrag. Bitte beziehen Sie sich immer auf die aktuellste Version.

Identifizierung über IDnow – so funktioniert es

Warum ist IDnow erforderlich?

Im Rahmen des BKYC-Prozesses müssen alle gesetzlichen Vertreter persönlich identifiziert werden. Dies erfolgt per VideoIdent über IDnow, einem gesetzlich anerkannten Identifizierungsverfahren.

Was wird dabei geprüft?

Ausweisdokumente (Personalausweis oder Reisepass)
Aktuelle Meldeadresse
Persönliche Steuer-Identifikationsnummer

📌 Hinweis: Bei Reisepässen muss die aktuelle Meldeadresse separat ergänzt werden.

Steuer-Identifikationsnummer – warum wird sie benötigt?

Die persönliche Steuer-ID ist seit dem 01.01.2018 für Kontoeröffnungen bei deutschen Banken verpflichtend. Ziel ist die Bekämpfung von Steuerumgehung und die Erhöhung der Transparenz.

Wo finden Sie die Steuer-ID?

Einkommensteuerbescheid
Lohnsteuerbescheinigung / Gehaltsabrechnung
Schreiben des Finanzamts (ELStAM)

👉 Alternativ können Sie diese beim zuständigen Finanzamt anfragen: Finanzamtsuche

So geht es weiter

➡️ Erfassen Sie alle gesetzlichen Vertreter vollständig.
➡️ Stellen Sie sicher, dass die Steuer-IDs vorliegen.
➡️ Durchlaufen Sie die IDnow-Identifizierung ohne Unterbrechung.
So sorgen Sie für ein reibungsloses und zügiges Onboarding.