Lunchit Belegprüfung - So führen sie die Prüfung der Belege durch

Mit der Belegprüfung stellen Sie sicher, dass eingereichte Essensbelege korrekt, effizient und gesetzeskonform geprüft werden – unterstützt durch KI und Zufallsstichproben.

Kurz erklärt

Mit dem Lunchit Belegprüfer-Tool prüfen Sie effizient eine gezielte Auswahl an Belegen - zufällige und von unserer KI als auffällig markierte Belege. So stellen Sie sicher, dass nur steuerlich zulässige Belege erstattet werden. Bei Betriebsprüfungen vermeiden Sie so Nachzahlungen.

Nutzen und Wissenwertes

Steuerliche Sicherheit: Gesetzlich geforderte Stichprobenprüfung durchführen. 1% zufällige Belegprüfung sind gesetzlich vorgeschrieben.
Risikominimierung: Auffällige Belege mit Hilfe von KI vor Auszahlung erkennen und ausschließen.
Effiziente Kontrolle: Belege schnell und nachvollziehbar prüfen.
Ablehnungsgrund: Dieser wird Ihren Mitarbeitenden über die App und in einer E-Mail mitgeteilt.
Finale Erstattungsdatei: Nach Abschluss der Belegprüfung wird automatisch die finale Erstattungsdatei generiert.

Zusätzliche Tipps

Nutzen Sie die Suche und Filter, um gezielt Belege oder Mitarbeitende zu finden.
Belege können erneut geprüft werden, solange die Prüfung nicht abgeschlossen ist.
Markieren Sie auffällige Mitarbeitende für eine vollständige Prüfung im Folgemonat.
Lassen Sie mehrere Personen gleichzeitig prüfen, um den Aufwand zu reduzieren.
Übersichtslisten und Belege der aktuellen und der abgeschlossenen Prüfungen sind jederzeit einsehbar und können heruntergeladen werden – z. B. für eine Wirtschaftsprüfung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Belegprüfung starten und durchführen

Loggen Sie sich im spendit | Portal ein. Nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung (Admins, Owner, Lohnbuchhalter und Belegprüfer) können Belege einsehen und bearbeiten.
Öffnen Sie die Seite “Belege und Erstattungen”.
Legen Sie in den Einstellungen die Stichprobengröße fest (mind. 1 % Zufallsbelege).
Klicken Sie auf “Belegprüfung starten”, um mit der Prüfung zu beginnen.
Prüfen Sie die vorgeschlagenen Belege (zufällige und von der KI als auffällig markierte Belege).
Akzeptieren oder lehnen Sie die Belege ab – inkl. Ablehnungsgrund bei Ablehnung.

Weitere Belege manuell hinzufügen

Nutzen Sie die Mitarbeiterliste oder die große Belegliste zur gezielten Suche.
Wählen Sie die gewünschten Belege aus und fügen Sie sie zur Prüfung hinzu.

Belegprüfung abschließen und Daten exportieren

Schließen Sie die Prüfung verbindlich ab – keine Änderungen mehr möglich.
Wir informieren Ihre Mitarbeitenden automatisch über die Ablehnungen und die monatliche Erstattung.
Laden Sie die finale Erstattungsdatei für die Lohnbuchhaltung herunter.